Ako usporiadať spisy abecedne v kovovej vertikálnej kartotéke?

Usporiadanie súborov podľa abecedy v kovovej vertikálnej kartotéke je šikovný krok, ktorý vám môže ušetriť veľa času a úsilia. Ako dodávateľ kovových vertikálnych kartoték som na vlastnej koži videl, ako môže organizovaný systém kartoték premeniť chaotickú kanceláriu na efektívny pracovný priestor. Poďme sa ponoriť do toho, ako môžete dosiahnuť toto abecedné usporiadanie súborov.

Krok 1: Zhromaždite si zásoby

Pred začatím samotného procesu registrácie je dôležité mať po ruke všetky potrebné zásoby. Budete potrebovať priečinky na zavesenie súborov, priečinky manila, štítky a značku. Tieto položky sú nevyhnutné na vytvorenie jasnej a ľahko sledovateľnej štruktúry spisov. Vo väčšine obchodov s kancelárskymi potrebami nájdete vysokokvalitné priečinky na zavesenie a manilské priečinky. Štítky slúžia na prehľadné označenie každého priečinka a štítok slúži na písanie na štítky.

Krok 2: Vyprázdnite skrinku

Vyberte všetko z kovovej vertikálnej kartotéky. Môže sa to zdať ako náročná úloha, no je to zásadné. Umožňuje vám triediť všetky súbory a zbaviť sa tých, ktoré už nie sú potrebné. Kým skriňu vyprázdňujete, môžete ju aj vyčistiť. Utrite police a zásuvky vlhkou handričkou, aby ste odstránili všetok prach alebo nečistoty.

Krok 3: Zoraďte svoje súbory

Keď máte všetky súbory vonku, začnite ich triediť. Začnite rozdelením súborov do širokých kategórií. Môžete mať napríklad kategórie ako "Súbory klienta", "Finančné dokumenty", "Súbory projektu" atď. Po vytvorení týchto širokých kategórií začnite zoraďovať súbory v rámci každej kategórie podľa abecedy. Môžete to urobiť manuálne tak, že sa pozriete na prvé písmeno hlavného názvu každého súboru.

Krok 4: Označte svoje priečinky

Teraz je čas označiť priečinky zavesených súborov. Napíšte názov každej širokej kategórie na štítok priečinka na zavesenie. Uistite sa, že písanie je jasné a ľahko čitateľné. Manila priečinky, ktoré sa dostanú do priečinkov so zavesenými súbormi, ich označte špecifickými názvami súborov. Týmto spôsobom, keď otvoríte priečinok so zavesenými súbormi, môžete rýchlo nájsť súbor, ktorý hľadáte.

Krok 5: Usporiadajte priečinky v skrinke

Začnite umiestňovať šanóny na zavesenie do kovovej vertikálnej kartotéky v abecednom poradí. Na udržanie priečinkov na mieste môžete použiť prepážky v skrinke. Ak má vaša skrinka viacero zásuviek, možno budete chcieť priradiť rôzne kategórie k rôznym zásuvkám. Môžete napríklad umiestniť všetky "klientske súbory" do jednej zásuvky a "finančné dokumenty" do druhej.

Ak hľadáte novú kartotéku, ponúkame vám skvelý výber. Pozrite si našeTri zásuvková kartotéka,Kovová zásuvková kartotéka, aVertikálna 3 zásuvková registračná skrinka. Tieto skrinky sú nielen robustné, ale sú tiež navrhnuté tak, aby organizovanie súborov bolo hračkou.

Krok 6: Údržba systému

Po abecednom usporiadaní súborov v skrini je dôležité udržiavať systém. Zakaždým, keď dostanete nový súbor, uistite sa, že ste ho umiestnili do správneho priečinka a v správnom abecednom poradí. Zabráni sa tým opätovnému zamotaniu systému. Každých pár mesiacov si tiež môžete vyhradiť nejaký čas na prechádzanie súborov a odstránenie tých, ktoré už nie sú relevantné.

Tipy pre lepší informačný systém

• Použiť farebne označené štítky: To môže ešte jednoduchšie nájsť konkrétne kategórie súborov. Môžete napríklad použiť červené štítky pre „Urgentné súbory“, modré pre „Súbory klienta“ atď.
• Vytvorte index: Majte malý poznámkový blok alebo použite tabuľku na vytvorenie indexu všetkých súborov v skrini. To môže byť užitočné najmä vtedy, ak máte veľké množstvo súborov.
• Neprepĺňajte priečinky: Ak je priečinok príliš plný, môže byť ťažké nájsť súbory. Zvážte rozdelenie veľkých priečinkov na menšie.

Záverom možno povedať, že abecedné usporiadanie súborov v kovovej vertikálnej kartotéke je jednoduchý, ale efektívny spôsob, ako si udržať poriadok v kancelárii. Dodržiavaním týchto krokov a tipov si môžete vytvoriť informačný systém, ktorý vám bude dobre slúžiť dlhé roky.

Ak máte záujem o kúpu kovovej vertikálnej kartotéky pre vašu firmu alebo kanceláriu, radi sa s vami porozprávame. Či už potrebujete jednozásuvkovú alebo viaczásuvkovú skrinku, máme pre vás to správne riešenie. Kontaktujte nás a začnite konverzáciu o vašich potrebách kartotéky.

Referencie

• Office Organization for Dummies, Judith Kolberg a Kathleen Furia
• Organizovaná kancelária: Kompletný sprievodca na zefektívnenie vášho pracovného priestoru od Lisy Woodruffovej